Papierloses Büro? Pustekuchen

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Ausgerechnet das »papierlose Büro« verursacht steigende Druckkosten. Aber nicht unbedingt mit Drucksachen fürs Büro. Die Printerumfrage 2008 gibt Auskunft über berufliches und privates Druckverhalten in Deutschland. Mit 7.044 Teilnehmern ist sie die bislang aussagekräftigste Befragung zum Thema Drucken in Deutschland.

Immer mehr Papier wird bedruckt

Es klingt widersprüchlich, aber je stärker papierlose Kommunikationsmittel genutzt werden, desto mehr Papier wird bedruckt. Dies ist ein Ergebnis der vom Druckerhersteller Brother unterstützten und vom Münchner Output-Beratungsunternehmen Dokulife durchgeführten »Printerumfrage 2008«. So gaben 68 Prozent der befragten Angestellten an, häufig oder sehr häufig E-Mails zu drucken. Dies ist nach Textdokumenten der zweithäufigste Druckjob. Außerdem gaben 36 Prozent der befragten Angestellten an, häufig oder sehr häufig Webseiten auszudrucken.

»E-Mails und Webseiten sorgen zwar für eine effiziente Informationsverbreitung – aber Berufstätige wollen den Lesekomfort und die Verarbeitungsmöglichkeiten von Papier. Daher ist ein Druckgerät in Griffweite gerade wegen Emails & Co für viele immens wichtig «, meint Oliver Jendro, der durchführende Analyst von Dokulife.

»Trotz allerhand Markierungs- und Erinnerungsmöglichkeiten gehen in der Masse der Mails oftmals wichtige Angelegenheiten unter, weil auch diese gerne inflationär benutzt werden und sich die wichtigen Mails dann auch nicht mehr von weniger wichtigen hervorheben. Papier ist verbindlicher. Selbst ein zerknüllter Zettel im Papierkorb verleiht einem Vorgang mehr Bedeutung als eine schlicht gelöschte Mail“,« sagt Judith Koczulla, Produktmanagerin bei Brother.

Privatdruck im Büro ist normal

Eine weitere Erkenntnis der Befragung ist, dass neben dem Drucken vermeintlich unnötiger E-Mails und Webseiten der Druck von Privatsachen die Druckkosten in die Höhe treibt. So gaben nur 16 Prozent der Berufstätigen an, nie private Dokumente am Arbeitsplatz zu drucken. Ein Viertel der Berufstätigen gab an, 10 bis 30 Seiten in der Woche privat zu drucken und 17 Prozent sogar über 30 Seiten in der Woche.

Privatdruck im Büro ist normal, fasst Analyst Jendro dieses Ergebnis zusammen, und sollte im Sinne des Arbeitsklimas auch möglich sein. Unternehmen sollten für jede Abteilung einen Druckkosten-Verantwortlichen benennen – beispielsweise den Abteilungsleiter. Dieser ist für Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppengeräte gleichermaßen zuständig.

Judith Koczulla sieht in der personalisierten Verantwortung nicht nur Kostenvorteile: »Unsere Erfahrung zeigt, dass durch die persönliche Verantwortung nicht nur kostenbewusster gedruckt wird sondern auch die Effizienz im allgemeinen steigt. So sinken dadurch beispielsweise Ausfallzeiten und auch der damit verbundene Druckertourismus. Denn wer selbst für sein Werkzeug verantwortlich ist, kümmert sich sehr viel schneller um den notwendigen Service.«

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