Remote Work: Drei Schritte für die reibungslose Zusammenarbeit

Räumliche Distanz ist aktuell notwendig und am besten gewährleistet, wenn die Angestellten im Homeoffice arbeiten. Unternehmen stehen vor der Frage, wie die Basis für diese neue Arbeitswelt geschafften wird. Die erfahrenen Experten von Box raten dafür zu einem Vorgehen in drei Schritten.

Beachten Sie die Infrastruktur

Im ersten Schritt sollten Unternehmen prüfen, wie es mit der Kerninfrastruktur und der Systemkapazität aussieht. In den meisten Firmen gibt es bereits eine Konvergenz zwischen dem Arbeiten im Büro und der von zu Hause. Jetzt geht es darum, den Schwerpunkt zu verschieben.

Oft treten dann Flaschenhälse bei der Systemkapazität auf, weil nicht mit so vielen auswärtigen Nutzern geplant wurde. Für die nötige Planung sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden: Die Belastung der Infrastruktur, die Kapazität für Bandbreite, Netzwerk und Virtual Private Network (VPN) sowie die Softwarelizenzierung.

VPN und Bandbreite sind entscheidend, damit die Kollegen sicher und zügig arbeiten können. Damit das alles reibungslos läuft, ist eine solide Hardware-Basis mit den entsprechenden Lizenzen erforderlich. Die Anbieter von VPN-Systemen bieten Appliances, die geographisch verteilt aufgestellt werden sollten, um Latenzen zu reduzieren.

Weiter sollten Sie Lösungen für Identity and Access Management (IAM) einsetzen, damit ihre Angestellten problemlos ihre Identität nachweisen und gesichert arbeiten können.

In einer Krisensituation kann es zu unerwarteten Ausfällen kommen. Stellen Sie einen Business Continuity Plan auf, um die Geschäftsfortführung nach Unterbrechungen sicherzustellen.

Die richtigen Software-Tools wählen

Im zweiten Schritt sollten Sie die richtigen Lösungen für die Zusammenarbeit in der Cloud auswählen. Es bedarf Lösungen für Videokonferenzen, Team Messaging, gemeinsame Bearbeitung von Inhalten und Projekten gegeben sein. Und das gute alte Telefon nicht vergessen. Mittlerweile gibt es umfassende Lösungen zum sicheren Telefonieren in der Cloud.

Daneben sollten die Endpoints gesichert werden. Ihre Angestellten werden oft mit ihren privaten Geräten arbeiten. Um sicherzustellen, dass dennoch alle Compliance-Vorschriften eingehalten und Firmengeheimnisse gewahrt bleiben, ist der Einsatz von Endpoint Management Tools anzuraten, die die Geräte beliebiger Hersteller sicher und einheitlich verwalten können. Um Datenlecks zu verhindern, gibt es spezielle Sicherheitswerkzeuge. Für die Überwachung der Anwender und zum Aufspüren von verdächtigen Aktivitäten sind Lösungen für Security Information and Event Management (SIEM) anzuraten. Schließlich muss der Datenschutz und branchenspezifische Regularien beachtet werden. Auch hierfür gibt es geeignete Software-Tools, die dafür sorgen, dass immer datenschutzkonform gearbeitet wird.

Denken sie daran, dass ihr Unternehmen keine Insel ist. Stimmen Sie sich mit Partnern und Lieferanten ab, um sicherzustellen, dass die jeweiligen Plattformen miteinander kompatibel sind.

Passen Sie Ihre Geschäftsprozesse an

Prozesse müssen im Remote Work anders organisiert werden als im Büro. Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse zu optimieren. Organisieren Sie agile Teams, die in virtuellen Workplaces zusammenarbeiten. Haben Sie eine Botschaft an die ganze Belegschaft, setzen Sie ein Webinar an. Achten Sie darauf, dass die regulären Arbeitszeiten eingehalten werden und ihre Angestellten sich nicht selbst ausbeuten. Halten Sie eine ständige Kommunikation aufrecht: Melden Sie sich öfter bei ihren Kollegen und fragen einfach nach dem Befinden.

Setzen Sie eine Policy auf, wann jeder erreichbar sein sollte, welche Tools verwendet werden und wie die Produktivität gemessen wird. Wenn ihre Angestellten klare Richtlinien haben, an denen sie sich orientieren können, sind Sie auf der sicheren Seite. Box hilft Ihnen dabei, die richtige Infrastruktur finden, damit Sie, Ihre Kollegen und Ihre Mitarbeiter sich auch im Homeoffice wieder auf das konzentrieren können, was Ihr Business ausmacht.