Unified Communication: Wer vorher nicht plant, zahlt nachher drauf

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Ohne entsprechende Vorbereitung und Prüfung geraten Projekte bei der Einführung ins Stocken, werden teurer, verspäten sich oder stehen ganz auf der Kippe.

Ohne gutes Netzwerk geht nichts oder alles schlechter

Trotz optimistischer Marktprognosen ist Unified Communication (UC), die Bündelung aller Kommunikationskanäle über einen zentralen Zugangspunkt, kein Selbstläufer. Das Konvergenzmodell UC, das Unternehmen von Anbietern mit hohem Marketing­aufwand als Lösung für ihre wachsende und stetig komplexere Kommunikation offeriert wird, kann ohne richtige Einführungsstrategie zu Folgeproblemen und Integrationschaos führen. Zudem gilt es, dem durch UC bewirkten Wandel der Kommunikationskultur in Unternehmen mit einer darauf abgestimmten Migrations­strategie zu begegnen. Zu dieser Einschätzung gelangt der Infrastruktur-Dienst­leister für Netzwerke und Anwendungen auvida GmbH aufgrund einschlägiger Marktstudien u.a. von Berlecon Research sowie eigener Recherchen und Erfahrungen.

Dem Unified Communication-Markt wird von Branchenkennern und Marktforschern für dieses und nachfolgende Jahre mit das höchste Wachstumspotenzial unter den ITK-Technologien prognostiziert. In Aussicht gestellte zweistellige Zuwächse sowie signifikante Effizienz- und Kostenspareffekte wecken Begehr­lichkeiten bei Anbietern und Anwendern. Einfacher Zugang zu Kommunikationskanälen, verbesserte Kommuni­kation in Unternehmen und mit Kunden, erhöhte Erreichbarkeit, Einsparungen bei Reisekosten, aber auch bessere Arbeitsergebnisse und beschleunigte Geschäftsprozesse sind Teil der Nutzerwartungen, die den UC-Markt ankurbeln und in die Schlagzeilen bringen. Dabei werden nach Meinung von auvida fundamentale Voraussetzungen für eine erfolgreiche UC-Einführung in Unternehmen bislang häufig zu wenig thematisiert oder bleiben ganz unberücksichtigt. Defizite registriert auvida in den Bereichen der technologischen Machbarkeitsplanung wie auch des den Unternehmenswandel begleitenden Change Managements.

Dem Mitarbeiter Zeit geben, sich an Neues zu gewöhnen

Bei UC geht es nicht einfach um den Austausch irgendeiner alten Telefonanlage gegen VoiP-Telefonie. UC stellt im IP-Netz­werk enorme Anforderungen an Bandbreite und Verbin­dungs­qualität. Deshalb müssen diese vor Integration von UC in beste­hende Firmennetze gezielt analysiert, geplant und gegebenen­falls angepasst werden. Im Rahmen sogenannter Assessments wird geprüft, welche Bandbreite, Aus- und Überlastung, letztendlich auch Quality of Service die vorhandene WAN-Netzwerk­struktur bietet. Hierbei können der nach UC-Einführung zu erwartende Datenverkehr und das generelle Netzwerkverhalten durch testweises Aufschalten entsprechender Codecs simuliert werden.

»Unternehmen, die hier Zeit und Kosten scheuen, zahlen später definitiv drauf, und ihnen machen Probleme wie schlechte Sprach­­­qualität, störungsanfällige Telefon- oder Konferenzverbindungen sowie langsam werdende oder gar ausfallende wichtige geschäftskritische Anwendungen zu schaffen, die ebenfalls im Netzwerk laufen«, weiß Michael Fadai, Geschäftsführer der auvida GmbH. Noch ungleich anspruchsvoller sei die Videokommunikation, die in einem solchen Szenarium das Benutzererlebnis und den Erfolg von UC zusätzlich trübe. Das alles färbe auf Stimmung und Motivation der Belegschaft ab. Dadurch sinke nicht nur die Akzeptanz, UC zu nutzen, sondern im Endeffekt auch die Produktivität.

Zur technologischen Hürde »Netzwerk« kommt die organisatorische Hürde »Anpassung an den Wandel«, die genommen werden muss. Der Umstieg auf UC bedeutet für Unternehmen und, ganz wichtig, ihre Mitarbeiter den Einstieg in eine neue Kommunikationskultur, mit der man sich sukzessive vertraut machen sollte. Deshalb empfiehlt auvida Unternehmen bei der UC-Einführung eine Etappenstrategie. Unternehmen kommen mit dem Wandel, der Veränderung von Verhaltensmustern und Schaffung neuer Arbeitsprozesse gemäß der Erfahrung von auvida besser zurecht, wenn sie den Umstieg schrittweise vollführen.

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