E-Mails rechtssicher archivieren

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Die Zeiten sind längst vorbei, in denen die E-Mail-Kommunikation ein rechtsfreier Raum war, in dem der juristische Ausnahmezustand galt. Inzwischen wissen auch die Behörden, was E-Mail ist- und haben Vorschriften geschaffen. 

Outlook-E-Mails rechtssicher und komplett (inkl. Anlagen) archivieren

Das Problem dabei: Diese Gesetze und Richtlinien sind weitestgehend unbekannt – aber trotz allem auch für Unternehmen verbindlich. So kann z.B. die Finanzverwaltung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 anlässlich einer Betriebsprüfung weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme des Unternehmens einfordern. Es kommt dabei nicht selten vor, das der Betriebsprüfer beschließt, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Das heißt für das geprüfte Unternehmen: Dem Prüfer müssen alle Unterlagen und Dokumente (wie z.B. E-Mails inkl. Anhänge) in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, denn: Im E-Business muss die E-Mail-Kommunikation samt Anhang mit steuerlich relevantem Inhalt während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht gemäß §147 Abs. 2 AO nicht mehr aus.

Der Softwareanbieter OLXSolutions verspricht nunt mit OLXConvert eine komfortable und rechtssichere Langzeit-Archivierung elektronischer Kommunikation, inklusive der angehängten Dokumente im universellen PDF(/A)-Format. Die Lösung konvertiert E-Mail-Nachrichten inklusive Anlagen (Attachments) in PDF-Dokumente – auch Outlook 2007 und Windows Vista. Und das mit allen relevanten, elektronischen Dokumentenstempeln wie Absender, Sendedatum, Empfänger, Anlagen und Betreff. Sämtliche Anlagen der Original-Nachricht sind 1:1 im Original im PDF-Dokument eingebettet und lassen sich daraus direkt öffnen.

Auf Wunsch kann OLXConvert den Internet-Mail-Header der Nachrichten in das PDF-Dokument integrieren (entweder direkt oder als Anlage) – damit der Nachweis- und Aufbewahrungspflicht 100prozentig entsprochen wird und keine Unsicherheiten im Bezug auf die Herkunft der archivierten Dokumente entstehen.

Der Lizenzpreis ist gestaffelt und ermäßigt sich abhängig vom Lizenzvolumen. Für jeden Arbeitsplatz muss eine Lizenz erworben werden. Die Lizenzgebühr für einen Arbeitsplatz beträgt 49 Euro, die Kosten für ein 5-User-Paket belaufen sich auf 226 Euro. Eine 30-Tage-Testversion (17 MB) steht im Internet zum kostenlosen Download bereit.