Strategie

Anwender schulen, aber richtig

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Eine Guideline für eine effektive ERP-Anwenderschulung legt Wolfgang Verheyen, Senior Director Consulting Services Central & Eastern Europe, Epicor Software Resellern ans Herz.

Es folgt die Einschätzung von Wolfgang Verheyen, Senior Director Consulting Services Central & Eastern Europe, Epicor Software: Bei ERP-Projekten hängt der Erfolg für Systemhäuser und IT-Partner nicht allein von einer reibungslosen technischen Implementierung und Inbetriebnahme ab. Es geht auch darum, mit modernisierten ERP-Lösungen für Kunden schnell spürbare und gleichzeitig langfristige Verbesserungen sicherzustellen. Eine tragende Rolle spielen hier Anwenderschulungen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass ERP-Systeme hohe Akzeptanz finden, in vollem Umfang zum Einsatz kommen, gesetzte Leistungskennzahlen erreicht werden und messbar die Produktivität im Gesamtunternehmen steigt. In einer Guideline stellen ERP-Projektexperten von Epicor Software die fünf wichtigsten Aspekte in dieser Hinsicht für ERP-Schulungen zusammen:

1. Positionierung in der Projektplanung: Unternehmen ist oft nicht bewusst, dass ERP-Schulungen nicht nur technische Fertigkeiten vermitteln. Vielmehr schaffen sie die Voraussetzung, die mit der neuen Lösung verbundenen Veränderungen und Verbesserungen im Unternehmen auch umzusetzen. Denn nicht selten ist eine unzureichende Rentabilität von strategischen ERP-Investitionen auf halbherzige oder sogar fehlende Anwenderschulungen zurückzuführen. So ist es Aufgabe der projektführenden Implementierungspartner, die für jedes Unternehmen individuell erforderlichen ERP-Schulungen im Hinblick auf Zeit, Umfang, Verfahren und Kosten in der Gesamtprojektplanung ausreichend zu berücksichtigen und dafür bei Entscheidern auch das Verständnis zu schaffen. Zumal erwiesen ist, dass durchdachte ERP-Schulungen kostenintensive Anwenderfehler und doppelte Arbeit, Frustrationen sowie dauerhafte Support- und Help-Desk-Anfragen nicht unerheblich reduzieren.

2. Abstimmung der Schulung auf die Art der Implementierung: Ob Big-Bang-Ansatz, funktions- oder prozessorientierte ERP-Einführung – die Art der Implementierung beeinflusst maßgeblich das Vorgehen bei ERP-Schulungen. Bei einer Big-Bang-Einführung – also der unternehmensweiten Umstellung auf der neue ERP-System in einem Schritt – müssen mit Schulungen alle Anwender gleichzeitig intensiv auf den Praxisalltag vorbereitet werden. Bei einer schrittweisen ERP-Modernisierung kann ein Team nach dem anderen geschult werden. Entsprechend müssen Schulungskapazitäten, Trainer, Zeiträume und Helpdesk-Support geplant werden.

3. Entwicklung eines Schulungsprogramms: Schulungsprogramme sollten auf die bestehende Ausstattung und den Arbeitsalltag der Anwender abgestimmt sein. Neben formalen Schulungen wie Präsenztrainings gilt es, browser-basierte Angebote bzw. Video Casts oder Podcasts zu realisieren, die jederzeit auch über mobile Endgeräte genutzt werden können. Wichtig ist zudem, klare Lernziele zu definieren und alle Anwender zu schulen – vom Management über Projektleiter und Projektteams bis hin zu Mitarbeitern in der Administration und – je nach Branche – Produktion. Außerdem gilt: Akzeptanz und Lernerfolg sind am höchsten, wenn die Trainings auf die jeweiligen Rollen der Anwender ausgerichtet sind und damit maximale Praxisrelevanz haben.
Dabei sollte auch vermittelt werden, dass Lernen ein kontinuierlicher Prozess ist. Er endet nicht nach ein paar Trainingseinheiten zum Zeitpunkt der Implementierung und Inbetriebnahme der Software. Denn die Technologie entwickelt sich stetig weiter und System-Upgrades tragen nur dann zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen bei, wenn diese den Anwendern auch nahegebracht werden.

4. Infrastruktur für Wissen: Komplexe Lösungen wie ERP, die langfristig im Einsatz sind, erfordern eine solide Infrastruktur zur Unterstützung der kontinuierlichen Wissensvermittlung und Schulungen. Dies beginnt bei einer zentralen Plattform als konsistente Quelle für alle Inhalte. Sie ermöglicht es, Anleitungen und Wissen über eine zentrale Applikationen zu erstellen und auch in einem einheitlichen Format zu speichern (normalerweise XML). Dies reduziert die Kosten für das Management der Inhalte, vermeidet doppelte Arbeit, vereinfacht die Erstellung von Lernmitteln und Verfahren und bietet mehr Flexibilität, um Inhalte auf unterschiedlichen Wegen zur Verfügung zu stellen. Für effiziente Lernfortschritte empfiehlt sich zudem, ein Lern-Management-System (LMS) sowie eine Plattform für die Zusammenarbeit und den gegenseitigem Austausch der Anwender über die eigentliche Schulungszeit hinweg einzurichten.
Ein strukturiertes Projekt-Management sorgt dafür, dass Schulungsprogramme, Erstellung der Inhalte, Verfahren der Wissensvermittlung und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Anwender Hand in Hand gehen.

5. Change Management: Neue ERP-Systeme sind zumeist die IT-technische Konsequenz einer übergeordneten Verbesserungsinitiative, die mit Veränderungen in Prozessen, Leistungskennzahlen und in der Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen verbunden ist. Mit Schulungen sollten daher nicht allein technische Fähigkeiten im Fokus stehen. Wichtig ist, die strategischen Ziele und daraus abgeleitet die veränderten Anforderungen und Verantwortungsbereiche für Abteilungen, Teams und einzelne Anwender zu vermitteln. Dafür sind Präsenztrainings mit entsprechend ausgewählten Teilnehmern wertvoll sowie auch Social-Media-ähnliche Collaboration-Tools, die moderne ERP-Lösungen bereits integriert haben. Sie vereinfachen es, anfängliche Reibungsverluste aufgrund von Veränderungen schneller zu überwinden und legen den Grundstein für eine zukünftig effiziente Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Sind alle Hierarchien darin eingezogen, wird deutlich, dass die mit dem neuen ERP-System verbundenen Veränderungen für bessere Leistungen im gesamten Unternehmen gewollt und gefordert sind.