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Was bringt Office 2013 für Unternehmen?

Microsoft hat vor kurzem eine erste Vorabversion von Office 2013 vorgestellt. Welche Neuerungen sind zu erwarten und was bedeuten sie für Unternehmen? Jochen Rapp, Solution Manager, Computacenter AG & Co. oHG, gibt einen Überblick.

von Jochen Rapp 0

Es folgt die Einschätzung von Jochen Rapp, Solution Manager, Computacenter AG & Co. oHG: Schon bei Windows 8 war die auffälligste Innovation die völlig überabeitete Oberfläche, die sowohl mit Maus und Tastatur als auch per Touch- und Stift-Eingabe zu bedienen ist. Die neue Office-Version wird ebenfalls eine Oberfläche in diesem Stil erhalten und explizit auch Touch-Gesten unterstützen. Damit öffnet Microsoft nun konsequent auch sein zweites Flaggschiff-Produkt für die neuen Geräte- und Bedienkonzepte. Wie immer werden einige Mitarbeiter in Unternehmen Schulungen benötigen, um diese effizient und optimal zu nutzen. Dafür eignen sich – je nach Bedarf – neben großflächigen Klassenraumschulungen immer häufiger auch rollenbasierte und in den Arbeitsplatz integrierte elektronische Lernlösungen.

Arbeiten in der Cloud

Nicht nur bei der Unterstützung von Touchscreens befindet sich Office 2013 auf der Höhe der Zeit, sondern auch beim Arbeiten in der Wolke. Die Software ist darauf ausgerichtet, Dokumente in Public-Cloud-Angeboten wie SkyDrive für Privatanwender oder Office 365 für Unternehmen sowie in Private Clouds auf SharePoint-Servern zu speichern. Statt Dateien für das Zusammenarbeiten bei mehreren Benutzern lokal zu bearbeiten und zu speichern, werden die Dokumente einmalig zentral auf dem Server geöffnet, bearbeitet und gespeichert. Damit werden sowohl die effiziente und einfache Zusammenarbeit als auch hohe Datensicherheit gewährleistet. Unternehmen können diese Standardvorgehensweise von Office 2013 zentral über Systemrichtlinien steuern und auf ihre Bedürfnisse anpassen. Anwender können damit orts- und geräteunabhängig auf die immer gleichen Daten zugreifen und sie untereinander austauschen. Sollte bei dieser Online-Nutzungsform einmal keine oder keine ausreichende Netzverbindung verfügbar sein, können Cache-Funktionalitäten so geplant werden, dass die Anwender normal weiterarbeiten können. Die Daten werden dann automatisch synchronisiert sobald das Netz wieder verfügbar ist.

Verwendung privater Geräte

Durch den Trend in Richtung „Konsumentenorientierung“ wollen und werden immer mehr Anwender ihre privaten Geräte – zum Beispiel zukünftig das Windows 8 Tablet mit Office 2013 – auch beruflich nutzen. Das bietet Unternehmen einerseits den Vorteil, dass ihre Anwender effizienter mit den ihnen vertrauten Office-Werkzeugen arbeiten und zufriedener mit diesen sind. Andererseits birgt die Consumerization aber auch das Risiko, dass private- und Unternehmensdaten auf ein und demselben Gerät betrieben werden. Hierfür braucht es ausgeklügelte Sicherheitskonzepte, die verhindern, dass wichtige Unternehmensinformationen in falsche Hände gelangen, zum Beispiel bei Verlust des privaten Gerätes oder Ausscheiden eines Mitarbeiters. Um die Risiken zu minimieren, haben Unternehmen beispielsweise die Möglichkeit, die Funktionen moderner Client- und Mobile Device-Management-Lösungen zu nutzen.

Vorteile für den Desktop

Die Vorteile von Office 2013 sind für mobile Mitarbeiter, Nutzer verschiedener Geräte oder Touchscreen-Arbeitsplätze offensichtlich. Bei Desktop-Anwendern hingegen muss eine Kosten-Nutzung-Rechnung im Einzelfall zeigen, ob sich ein Umstieg lohnt. Denn bereits Office 2010 enthält für viele Anwendungsszenarien alle nötigen Funktionen für effiziente Arbeitsprozesse. Die Verbesserungen von Office 2013 für reine Desktop-Mitarbeiter liegen eher im Detail: Zum Beispiel entfernt der „Lesemodus“ in Word alle Inhalte, die vom reinen Lesen des Textes ablenken könnten. In Word und PowerPoint markieren Lesezeichen eine Stelle, um hier später weiterzuarbeiten. Neue Funktionen in Excel verbessern die Visualisierung umfangreicher Daten und Outlook ermöglicht etwa eine umfassende Übersicht der vorhandenen Termine, Kontakte und Aufgaben. Allerdings kann sich der Funktionsumfang bis zur finalen Version noch ändern.

Effizientere Zusammen- und Weiterarbeit

Ein großer Vorteil für mobile und für Desktop-Mitarbeiter liegt in der optimierten Zusammenarbeit. Office 2013 integriert sich nämlich besser in verschiedene Collaboration-Lösungen wie SharePoint und Office 365, Windows Live Messenger und Hotmail, dem künftigen Outlook.com – aber wohl auch in Angebote von Drittherstellern. Zumindest verspricht dies Microsoft für Flickr und LinkedIn. Dabei können Mitarbeiter auf einfachere Weise dort weitermachen, wo sie aufgehört haben. Dies gilt nicht nur für die Lesezeichen im Dokument, sondern auch wenn man das Gerät wechselt. So berichtete zum Beispiel Ed Bott von ZDNet.com: „Ich begann auf einem Desktop, wechselte dann zu einem Notebook, griff nach einem Tablet. Die Dokumente (mit enthaltenen Änderungen) und Einstellungen folgten mir dabei, ohne dass ich mehr tun musste, als mich bei meinem neuen Office-Account anzumelden.“

Zeit für den Umstieg?

Bei mobilen Mitarbeitern und Wissensarbeitern dürfte sich Office 2013 schnell durchsetzen. Im klassischen Desktop-Bereich, etwa für Sachbearbeiter, sind die Vorteile nicht so klar ersichtlich. So ist es durchaus möglich, dass sich für verschiedene Mitarbeitergruppen unterschiedliche Office-Versionen eignen. Allerdings sind dabei der höhere Wartungs- und Support-Aufwand der IT-Abteilung zu berücksichtigen sowie die Integration in die bestehende Infrastruktur. Doch eins sollten Unternehmen nicht vergessen: Der Trend geht ohnehin aufgrund der Konsumentenorientierung in der IT in Richtung der Nutzung unterschiedlicher Geräte und Anwendungen. Um hier keinen Wildwuchs entstehen zu lassen, bietet sich eine begrenzte Auswahl verschiedener erlaubter Lösungen an, die zu schnelleren und effizienteren Arbeitsprozessen führen.


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